Coopcom

Gestion des contrats fournisseurs 

   

En qualité de distributeur, votre société gére les contrats cadres annuels et des contrats d’application qui en découlent dans le cadre de la loi LME 

L’analyse de la pratique contractuelle montre les limites de la rédaction manuelle, fut-elle assistée par des outils bureautiques pour la contractualisation, l’enregistrement et le stockage des contrats. 

Les acheteurs consacrent une partie importante de leur temps à des tâches répétitives et sources de nombreuses irrégularités (erreurs de saisie, clauses contradictoires, oubli de clauses, suivi des modifications…) 

Pour optimiser votre  processus de contractualisation avec les fournisseurs, dotez-vous d’une solution digitale innovante de gestion des contrats fournisseurs. 

Avec CoopCom,  accélérez la transformation numérique !

QUELS AVANTAGES POUR VOUS ?

no1Sécurité juridique

Ginerativ vous offre une réelle maîtrise des contrats produits, en assurant automatiquement et quel que soit l’acheteur la conformité aux normes et processus définis, le respect des choix faits en matière de rédaction ainsi que la cohérence logique et juridique. 
Ceci est rendu possible par l’investissement initial de ‘modélisation’ - représentation structurée des termes de vos contrats - compensé par un gain en qualité, en conformité et en homogénéité des textes utilisés. 
La réflexion juridique est accomplie une fois au début, et réutilisée des centaines voire des milliers de fois. Il s’agit donc d’une véritable industrialisation de la production de contrats  

  • production automatisée des contrats 
  • génération du contrat d’application selon les termes du contrat cadre 

no2Sécurité business

Il devient ainsi aisé pour un acheteur ou tout opérationnel de générer et gérer directement ses contrats prêts à signer, grâce à un système intuitif de questions/réponses. 
Ce questionnement intelligent est construit spécifiquement pour vos contrats. Il permet d’encadrer les différentes options offertes aux rédacteurs et de limiter les risques d’erreur inhérents à toute rédaction manuelle, afin de se concentrer sur la négociation commerciale. 
Avec CoopCom, vous augmentez la performance globale de négociation de vos acheteurs  

  • saisie contrôlée : montant min/max, % de réduction autorisée..
  • aides à la réflexion : conseils pratiques de rédaction
  • fiche synoptique d’un contrat : liste des questions/réponses synthétisant les termes du contrat

no3Workflow

Il est particulièrement important de s'assurer que les contrats soient signés. CoopCom permet de définir pour les contrats une série d'états de signature, par exemple :  

  • brouillon
  • validé
  • signature fournisseur
  • relancé
  • signé

Chaque client peut personnaliser ses états de signature. 

  • suivi du processus de la création à la signature
  • workflow personnalisable
  • changement de statut en masse à l’issue d’une campagne de relance

Efficacité Opérationnelle

La diminution significative du délai de production associée à la diminution des tâches répétitives avec risques d’erreurs  permettent aux clients de Ginerativ d’augmenter significativement leur productivité et d’allouer différemment leurs ressources. 

  • ROI très important

Base unique et centralisée

Vos contrats et documents associés sont stockés en ligne au sein d’un dossier commercial unique. Coopcom permet de rechercher et de lister les affaires sur plusieurs critères, afin de répondre sur le champs à toute interrogation sur les contrats. Base unique fournisseurs. 

  • moteur de recherche multi-critères : libellé ou n° fournisseur, marques, lignes de produits..
  • versionning des contrats
  • classement dans un dossier commercial unique : contrats d’une affaire (convention unique, contrat(s) d’application et autres documents associés (CGV, grille tarifaire, délégation de pouvoirs, avenant..)

L’option « scan to Ginerativ » permet de scanner directement un contrat signé sur papier, de le signer et de le classer automatiquement dans Ginerativ.  

Big Data

Vous disposez non seulement d’une base en ligne centralisée, mais surtout d’une base de données ayant l’intelligence de chaque donnée de chaque contrat. Toutes les questions nécessaires et réponses associées pour la production du contrat sont enregistrées dans une base de faits, ce qui permet de faire toute opération d'analyse des données contractuelles.  
Ainsi il est possible de connaître le pourcentage des affaires qui font appel à une clause ou à un service donné ou de savoir quelles sont les options (remises/ristournes/paliers en % et montant …) réellement utilisées en négociation. 

  • enregistrement des termes des contrats dans une base de faits
  • tout rapport possible sur les données contractuelles, filtré par fournisseur, marque ..
  • export des données vers le système d’information
  • interfaces avec le système d’Information de votre entreprise
  • en outre, il est possible d’intégrer les données contractuelles à votre système d’Information de votre entreprise ou l’application peut s’interfacer via une API avec le système d’Information de votre entreprise.